การสื่อสารที่ดีและเหมาะสมกับอาจารย์นับเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ว่าจะเป็นในช่วงเรียนหรือหลังจบการศึกษา การติดต่อกับอาจารย์อาจมีจุดประสงค์ที่หลากหลาย เช่น ขอคำแนะนำ ขอข้อมูลเพิ่มเติม หรือแม้แต่ขอความช่วยเหลือในเรื่องต่างๆ การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับอาจารย์จะช่วยให้คุณได้รับคำแนะนำและโอกาสที่ดีในอนาคต
บทความนี้มีจุดประสงค์เพื่อให้คำแนะนำในการเขียนจดหมายหรืออีเมลถึงอาจารย์อย่างเหมาะสม เราจะกล่าวถึงองค์ประกอบสำคัญ ข้อควรระวัง และตัวอย่างประโยคที่ควรใช้ เพื่อช่วยให้การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพและได้รับการตอบรับที่ดี
ตัวอย่างวิธีเขียนจดหมายถึงอาจารย์
- เรียน อาจารย์
- เรื่อง ขอนัดหมายเข้าพบ/ขอให้ลงนามในเอกสาร…/ขอความกรุณาปลดล็อกระบบลงทะเบียน/หรืออื่น ๆ
- ดิฉัน/กระผม นางสาว…/นาย…รหัสนิสิต… ซึ่งเป็นนิสิตในที่ปรึกษา/ซึ่งลงทะเบียนในรายวิชา…หมู่เรียน… มีความประสงค์…เนื่องจาก
- ดังนั้นจึงขออนุญาต…/ขอความกรุณาอาจารย์ เพื่อโปรด…
- ขอแสดงความนับถือ นาย/นางสาว เบอร์
คําลงท้าย Email
- ขอแสดงความนับถือ
- นาย/นางสาว
- เบอร์โทรศํพท์ที่สามารถติดต่อได้ในกรณีเร่งด่วน
ตัวอย่างเขียน Email ถึงอาจารย์
เรียน อาจารย์ศรีสุวรรณ แสงจันทร์
ขอนัดหมายเข้าพบ เพื่อเรียนปรึกษาเรื่องการลงทะเบียนเรียน แต่ทราบว่าอาจารย์ติดประชุม กระผมขออนุญาติมาพบอาจารย์อีกครั้งในวันพรุ่งนี้ เวลา 11.00 น. หากอาจารย์ไม่ว่างในเวลานั้น ขอความกรุณาอาจารย์ โปรดระบุเวลาให้กระผมด้วย
ขอแสดงความนับถือ
นาย สุด ความสามารถ
เบอร์โทรศํพท์ 080-000000000
ข้อควรพิจารณาก่อนเขียนจดหมายหรืออีเมล
เหตุผลในการติดต่อ
ก่อนเขียนจดหมายหรืออีเมล คุณควรทำความเข้าใจถึงเหตุผลหรือจุดประสงค์ในการติดต่ออย่างชัดเจน เช่น ขอคำแนะนำเกี่ยวกับหัวข้อวิจัย ขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิชาเรียน หรือขอความช่วยเหลือในการแก้ปัญหาบางอย่าง การระบุจุดประสงค์ที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณสามารถเขียนเนื้อหาได้ตรงประเด็นและง่ายต่อการเข้าใจ
ระดับความเป็นทางการของสถานการณ์
คุณควรพิจารณาถึงระดับความเป็นทางการของสถานการณ์ในการติดต่อ เช่น หากเป็นเรื่องทางวิชาการ คุณอาจต้องใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการมากกว่าการติดต่อในเรื่องส่วนตัว ระดับความเป็นทางการจะส่งผลต่อการเลือกใช้คำศัพท์และประโยคในการเขียน
ความสัมพันธ์กับอาจารย์
ความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับอาจารย์ก็เป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา หากคุณมีความสนิทสนมกับอาจารย์ คุณอาจใช้น้ำเสียงที่เป็นกันเองมากขึ้น แต่หากเป็นอาจารย์ที่คุณไม่ค่อยรู้จัก คุณควรใช้น้ำเสียงที่สุภาพและเป็นทางการมากขึ้น
องค์ประกอบของจดหมายหรืออีเมลที่ดี
คำนำหน้า
คำนำหน้าเป็นส่วนแรกที่อาจารย์จะอ่าน ดังนั้นคุณควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่สุภาพและเหมาะสม เช่น “เรียน ผศ.ดร.สมชาย เมืองนนท์” หรือ “เรียน อาจารย์ที่เคารพ” หากคุณไม่แน่ใจว่าควรใช้คำนำหน้าอย่างไร ให้ใช้คำว่า “เรียนท่าน” ซึ่งเป็นคำที่สุภาพและปลอดภัย
3.2 เนื้อหาสาระ
เนื้อหาสาระควรประกอบด้วยจุดประสงค์ของการติดต่อ รายละเอียดที่เกี่ยวข้อง และคำถามหรือข้อสงสัย (ถ้ามี) คุณควรเขียนด้วยประโยคสั้นๆ ที่ชัดเจนและตรงประเด็น หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาพูดและคำย่อที่ไม่เหมาะสม
3.3 ลงท้าย
ลงท้ายด้วยคำขอบคุณและคำลงท้ายที่สุภาพ เช่น “ขอบคุณสำหรับเวลาของท่าน” หรือ “รอคำตอบจากท่านด้วยความเคารพ” คุณอาจลงชื่อและระบุสถานภาพของคุณ เช่น “นักศึกษาชั้นปีที่ 3 คณะวิทยาศาสตร์”
ข้อควรระวังในการเขียน
การใช้ภาษา|
ใช้ภาษาที่สุภาพและเหมาะสมกับสถานการณ์ หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาพูดหรือคำย่อที่ไม่เหมาะสม รวมทั้งตรวจสอบคำผิดและข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ก่อนส่ง
น้ำเสียง
รักษาน้ำเสียงที่เหมาะสมตลอดทั้งจดหมายหรืออีเมล หากเป็นเรื่องทางการ ให้ใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการ แต่หากเป็นเรื่องส่วนตัว คุณอาจใช้น้ำเสียงที่เป็นกันเองมากขึ้น แต่ต้องระมัดระวังไม่ให้ดูเกินไป
ความสุภาพ
แสดงความสุภาพและให้เกียรติอาจารย์ตลอดเวลา หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำหรือประโยคที่อาจทำให้อาจารย์รู้สึกไม่พอใจหรือขาดความนอบน้อม
ตัวอย่างประโยคที่ควรใช้
คำนำหน้า
- เรียนท่านอาจารย์ผู้เคารพ
- เรียน ผศ.ดร.สมชาย เมืองนนท์
- กราบเรียนท่านอาจารย์ที่เคารพรัก
เนื้อหาสาระ
- ด้วยความเคารพอย่างสูง ผมมีข้อสงสัยเกี่ยวกับ…
- ผมขอขอบพระคุณท่านสำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับ…
- หากท่านมีเวลาว่าง ผมอยากขอคำปรึกษาเกี่ยวกับ…
ลงท้าย
- ขอขอบพระคุุณเป็นอย่างสูงสำหรับเวลาของท่าน
- ผมรอคำตอบจากท่านด้วยความเคารพอย่างสูง
- ด้วยความนับถือ
สรุป
วิธีเขียนจดหมายหรืออีเมลถึงอาจารย์อย่างเหมาะสมนั้นมีองค์ประกอบสำคัญหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นการพิจารณาถึงจุดประสงค์ ระดับความเป็นทางการ และความสัมพันธ์กับอาจารย์ คุณควรใช้ภาษาที่สุภาพและเหมาะสม รักษาน้ำเสียงที่เหมาะสมตลอดทั้งจดหมาย และแสดงความนับถืออย่างสม่ำเสมอ การปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และได้รับการตอบรับที่ดีจากอาจารย์
เรื่องที่เกี่ยวข้อง:
